Privacyverklaring
Unitas vzw
Versie 2.1 - Laatst bijgewerkt: 15/5/2023
De privacy van onze leden, sympathisanten, sollicitanten en bezoekers is erg belangrijk voor ons, en we hechten dan ook veel belang aan een correcte verwerking en gebruik daarvan. Wij willen dat je begrijpt op welke manier wij je gegevens verwerken en welke mogelijkheden je hebt om je eigen gegevens te beheren en te controleren. Lees deze privacyverklaring aandachtig door, want het bevat essentiële informatie over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt.
Deze privacyverklaring regelt de verwerking van uw persoonsgegevens door de verantwoordelijke voor de verwerking: Christen-Democratisch & Vlaams, CD&V, vertegenwoordigd door Unitas vzw, Picardstraat 11 bus 507, 1000 Brussel en ingeschreven in de K.B.O. onder nummer 0414.749.234 (hierna: “CD&V”).
Heb je vragen over onze privacyverklaring? Twijfel dan niet en neem contact op via [email protected] of 02/238 38 38.
Artikel 1 – Algemeen
- CD&V leeft de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 na, alsook de bepalingen omtrent het versturen van reclame, zoals bepaald in ePrivacyrichtlijn 2002/58/EGvan 12 juli 2002 en in artikel XII.12-14 Wetboek Economisch Recht.
- De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is CD&V.
- CD&V heeft een Privacy Coördinator aangesteld die al uw vragen en verzoeken kan beantwoorden: [email protected].
- CD&V heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) aangesteld. Mocht u vragen hebben omtrent uw privacy en onze verwerking, kunt hier steeds contact mee opnemen op: [email protected].
Artikel 2 – Verwerkingsactiviteiten, Doeleinden, Rechtsgronden en Bewaartermijnen
2.1. Bezoekers:
Gegevens & verwerking: Wanneer u ons bezoekt, vragen wij u om uw naam, onderneming, contactpersoon (bij CD&V) en tijdstip van aankomst en vertrek te registreren aan het onthaal.
Doeleinden: De doeleinden van verwerking zijn de toegangscontrole van bezoekers en het bijhouden van het register om onderzoek te kunnen voeren bij eventuele beveiligingsinbreuken of datalekken.
Rechtsgrond: De rechtsgrond van deze verwerkingsactiviteit betreft ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG), namelijk de toegangscontrole van bezoekers bij het onthaal en afdoende werkingsmiddelen voor een eventueel onderzoek naar wie de kantoren betreden heeft in geval van diefstal, inbreuken of datalekken.
Bewaartermijn: Het is onmogelijk om exact te voorspellen hoe lang we deze gegevens moeten bijhouden. Wij bewaren uw gegevens gedurende zes maanden. Dit lijkt ons een redelijke termijn om desgevallend in de tijd terug te gaan.
Referentie Dataregister: 1
2.2. Sollicitaties:
Gegevens & verwerking: Indien u wenst te solliciteren bij ons, maakt u ons uw curriculum vitae en motivatiebrief over en verwerken wij alle daarin opgenomen gegevens en andere data die u ons doorgeeft in het kader van uw applicatie bij ons voor een betrekking. Deze gegevens omvatten doorgaans (doch zonder beperking) identiteits- en contactgegevens, opleiding en carrière, bekwaamheden en talenkennis, ervaringen, foto, motivatie, wensen en eventueel aanbevelingen van externen. Indien u niet wilt dat wij bepaalde gegevens over u verwerken, vragen wij u vriendelijk om deze ook niet mee te delen.
Doeleinden: De doeleinden van deze verwerking bestaan voornamelijk in de evaluatie door ons van uw kandidatuur, hetzij voor de omschrijving van een welbepaalde functie, hetzij van de noodzaak van uw profiel binnen onze organisatie (in het kader van een open sollicitatie).
Rechtsgrond: De rechtsgrond van deze verwerkingsactiviteit betreft het nemen van maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG).
Bewaartermijn: Wij bewaren uw gegevens en de gevoerde correspondentie zolang onze evaluatie van uw kandidatuur loopt. Indien u wordt aangenomen wordt een deel van uw sollicitatiegegevens verder verwerkt bij het bijhouden van onze personeelsdossiers, waarvan de omschrijving is opgenomen in de arbeidsovereenkomst of arbeidsreglement. Indien u wordt geweigerd, worden uw gegevens onmiddellijk verwijderd.
Referentie Dataregister: 4b
2.3. Wervingsreserve:
Gegevens & verwerking: Indien u wenst, bewaren wij uw sollicitatiedocumenten, zoals uw curriculum vitae en motivatiebrief en alle daarin opgenomen gegevens en andere data die u ons doorgeeft. Deze gegevens omvatten doorgaans (doch zonder beperking) identiteits- en contactgegevens, opleiding en carrière, bekwaamheden en talenkennis, ervaringen, foto, motivatie, wensen en eventueel aanbevelingen van externen. Indien u niet wilt dat wij bepaalde gegevens over u verwerken, vragen wij u vriendelijk om deze ook niet mee te delen.
Doeleinden: We bewaren deze gegevens in onze wervingsreserve, zodat we u bij nieuwe, al dan niet gelijkaardige vacatures kunnen contacteren.
Rechtsgrond: Voor opname in onze wervingsreserve vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming (art. 6.1.a AVG).
Bewaartermijn: Wij bewaren uw gegevens gedurende drie jaar, volgend op de verleende toestemming.
Referentie Dataregister: 4c
2.4. Lidmaatschap:
Gegevens & verwerking: Wanneer u lid wordt van onze politieke partij, vragen wij u eveneens verschillende gegevens bij inschrijving. Deze gegevens omvatten voornamelijk uw identiteits- en contactgegevens, maar ook gevoelige data zoals uw politieke voorkeur, uw fysieke toestand en/of facultatief welbepaalde voorkeuren of interessegebieden.
Doeleinden: Wij verwerken deze gegevens voornamelijk om uw lidmaatschap te beheren, om u uit te nodigen voor events, om u onze communicatie (nieuwsbrieven, ledenmagazines, nieuwsupdates,…) toe te sturen, en om de betaling van lidgelden op te volgen. Van zodra u als lid ook een (bezoldigd of onbezoldigd) mandaat houdt om CD&V te vertegenwoordigen in een bepaald orgaan, gebruiken wij uw contactgegevens eveneens om u te contacteren in het kader van uw mandaat en verantwoordelijkheden. Zulks houdt ook in dat andere mandatarissen van CD&V u kunnen contacteren voor informatieverstrekking en deelname aan vergaderingen en evenementen, voor zover de toegestuurde informatie of de uitnodigingen betrekking hebben op hun mandaat, hetzij inhoudelijk, hetzij persoonlijk, hetzij territoriaal.
Rechtsgrond: De rechtsgrond van deze verwerkingsactiviteit betreft de dienstverlening in het kader van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG). Jouw bijzondere voorkeuren en interesses worden enkel bewaard mits uw toestemming (art. 6.1.a AVG).
Bewaartermijn: Wij bewaren uw gegevens gedurende uw volledige lidmaatschap. Daarna houden wij u gegevens nog vijf jaar bij, te rekenen vanaf de laatste keer dat u lidgeld heeft betaald. Deze timing is voornamelijk ingegeven om u nog herinneringen te kunnen sturen tot betaling van het lidgeld. Het is ons bij het niet-betalen van het lidgeld niet geheel duidelijk of u een intentie heeft tot stopzetting van uw betrokkenheid bij onze partij. Wanneer u uitdrukkelijk aangeeft uw lidmaatschap te willen stopzetten, verwijderen wij uiteraard wél al uw gegevens uit ons systeem.
U heeft zelf de mogelijkheid om specifieke gegevens aan te passen in het ledenportaal van CD&V (via: mijn.cdenv.be).
Referentie Dataregister: 5
2.5. Events:
Gegevens & verwerking: Wanneer u zich als lid registreert voor één van onze events, vragen wij naar uw naam, emailadres, lidnummer, de aanwezigheden en gezinssamenstelling. Afhankelijk van het event kunnen ook andere gegevens worden opgevraagd zoals gebruikt vervoermiddel, dieetvoorkeuren, uren van aankomst en vertrek of andere tijdsschema's, registraties voor workshops of activiteiten, lichaamsmaten voor kledij, en dergelijke meer.
Doeleinden: Wij verwerken deze gegevens voornamelijk om uw deelname aan het event en de reservaties te registreren, de administratie van jouw deelname en de vlotte organisatie van het event.
Rechtsgrond: De rechtsgrond van deze verwerkingsactiviteit betreft de dienstverlening in het kader van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG).
Bewaartermijn: Wij bewaren uw gegevens tot zes maanden na het event.
Referentie Dataregister: 5b
2.6. Nieuwsbrief:
Gegevens & verwerking: Wanneer u hier zelf om verzocht heeft, sturen wij u onze nieuwsbrief op. Dit gebeurt eveneens automatisch, wanneer u lid bent bij ons. We bieden eveneens de mogelijkheid aan bezoekers van onze website om thematisch op de hoogte te blijven van ontwikkelingen rond dat specifieke thema.
Doeleinden: Wij verwerken enkel uw identiteits- en contactgegevens om u onze nieuwsbrief gepersonaliseerd te kunnen doorsturen.
Rechtsgrond: De rechtsgrond van deze verwerkingsactiviteit betreft toestemming (art. 6.1.a AVG).
Bewaartermijn: Wij bewaren uw gegevens zolang totdat u ons aangeeft de nieuwsbrief niet meer te ontvangen.
Referentie Dataregister: 6
2.7. Contactformulier:
Gegevens & verwerking: Bij het gebruik van ons online contactformulier verwerken wij uw identiteits- en contactgegevens, uw vraag of opmerking en de categorie, en bij bepaalde formulieren of u al dan niet CD&V-lid bent.
Doeleinden: De doeleinden van deze verwerking bestaan voornamelijk in het beantwoorden van uw vragen en opmerkingen en eventuele nazorg nadien.
Rechtsgrond: De rechtsgrond van deze verwerkingsactiviteit de dienstverlening in het kader van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG).
Bewaartermijn: Wij bewaren uw gegevens en de gevoerde correspondentie zolang de door u gestelde vragen of opmerkingen nog niet helemaal beantwoord zijn. Na antwoord op uw vragen of opmerkingen, worden deze gegevens volledig verwijderd.
Referentie Dataregister: 7
2.8. Cookies:
Onze Website maakt gebruik van cookies. Voor de voorwaarden omtrent cookies verwijzen we naar de <Cookie Policy>.
Referentie Dataregister: 10
2.9. Camerabeveiliging:
Gegevens & verwerking: Tijdens uw bezoek wordt u tevens gefilmd door één of meer van onze bewakingscamera’s.
Doeleinden: De doeleinden zijn de bewaking en beveiliging van ons gebouw.
Rechtsgrond: Wij baseren ons hiervoor op ons gerechtvaardigde belang (art. 6.1.f AVG) bij het beveiligen van ons gebouw. Onze beelden worden beperkt bewaard.
Bewaartermijn: De bewaartermijn fluctueert ongeveer tussen de 15 en de 30 dagen, afhankelijk van ruimte op de schijf en de recording loop.
Referentie Dataregister: 11a
2.10. Enquêtes:
Gegevens & verwerking: Wij voeren geregeld enquêtes, onder meer ook via ons communityplatform “Zuurstof”, zowel om te peilen naar de meningen van burgers of leden, maar ook specifiek bij beëindiging van het lidmaatschap voor zelfevaluatie van CD&V, haar werking en haar visie. Enquêtes worden anoniem afgenomen en vallen buiten de werking van de AVG.
Doeleinden: Kennis vergaren over de mening van de leden, ex-leden en/of burgers met oog op verbetering van de eigen werking en visie.
Rechtsgrond: Deze verwerking wordt uitgevoerd op basis van de voorafgaande toestemming (art. 6.1.a AVG), namelijk zelfevaluatie van de organisatie en het verbeteren van eigen werking en visie.
Bewaartermijn: Gegevens worden bewaard zolang de enquête open staat voor deelname. Na afloop van de enquête worden alle gegevens geanonimiseerd en/of geaggregeerd – voor zover dat al niet van bij het begin zo was.
Referentie Dataregister: 13
2.11. Verzoeken Rechten Betrokkene:
Gegevens & verwerking: Indien u betrokkene bent van persoonsgegevens binnen één van de voorgaande verwerkingsactiviteiten en u wenst uw wettelijk toegekende rechten (zoals omschreven in artikel 4 van deze Privacy Policy) uit te oefenen, vragen wij een kopij van uw identiteitskaart op. Daarnaast verwerken wij uw verzoek zelf, met uw identiteit, timing en inhoud van verzoek en afhandeling ervan.
Doeleinden: Het doeleinde van deze verwerking is ons in staat te stellen te verifiëren dat een aanvrager ook effectief betrokkene is van de persoonsgegevens die het voorwerp uitmaken van de uitoefening van zijn rechten. Deze verificatie kadert in het nemen van passende organisatorische maatregelen tot beveiliging van uw gegevens. De overige gegevens worden verwerkt voor de goed afhandeling van het verzoek en een bewijs hiervan nadien, in geval van betwistingen.
Rechtsgrond: De rechtsgrond van deze verwerkingsactiviteit betreft onze gerechtvaardigde belangen (art. 6.1.f AVG), meer bepaald onze plicht tot het nemen van passende organisatorische maatregelen ter beveiliging van uw persoonsgegevens. Wij zijn hier wettelijk toe verplicht en menen dat deze maatregel een afdoende invulling zou moeten uitmaken. De bewaring van de informatie omtrent afhandeling van uw verzoek wordt eveneens verantwoord op basis van het gerechtvaardigd belang van CD&V om zich bij betwistingen of controle van de toezichthouder te kunnen verantwoorden voor de genomen acties.
Bewaartermijn: Wij bewaren de scan of kopij van uw identiteitskaart enkel voor identiteitscontrole. Van zodra de verificatie is gebeurd, wordt het document onmiddellijk verwijderd. De bewaring van de overige gegevens vindt plaats in een daartoe bestemd register gedurende één jaar na ontvangst van het betrokken verzoek.
Referentie Dataregister: 17
2.12. Communityplatform ‘Zuurstof’:
Voor meer informatie omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens via het Zuurstof-platform, verwijzen we graag door naar Zuurstof en de daarop gepubliceerde <Privacyverklaring> en <Cookieverklaring>.
Referentie Dataregister: 18
2.13. Action Buttons:
Op onze website worden geregeld stellingen of standpunten geplaatst waar u als bezoeker op kan reageren. Daarbij worden geen namen, cookies, IP-adressen of andere persoonsgegevens verwerkt. Deze reacties verlopen volstrekt anoniem.
Artikel 3 – Doorgifte
3.1. Doorgifte aan derden:
Bij gehele of gedeeltelijk reorganisatie of overdracht van activiteiten van CD&V, waarbij zij haar bedrijfsactiviteiten reorganiseert, overdraagt, staakt of indien CD&V failliet gaat, kan zulks betekenen dat uw gegevens aan nieuwe entiteiten of derden middels welke de bedrijfsactiviteiten van CD&V geheel of gedeeltelijk worden uitgevoerd, worden overgedragen.
CD&V zal in redelijkheid pogen u van tevoren op de hoogte te stellen van het feit dat CD&V uw gegevens aan genoemde derde bekendmaakt, maar u erkent tevens dat dit niet onder alle omstandigheden technisch of commercieel haalbaar is.
CD&V zal uw Persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behalve zoals bovenstaand beschreven of tenzij met uw voorafgaande toestemming.
Voor bepaalde verwerkingsactiviteiten wordt een beroep gedaan op de beheersplatformen van externe dienstverleners. Deze hebben in principe geen toegang tot de data en bevinden zich allemaal binnen de EU/EER of een land met passend beschermingsniveau. Voor het webbeheer, ledenbeheer, ledencommunicatie en bepaalde interacties met bezoekers wordt een beroep gedaan op “NationBuilder”, 3DNA Corp., 750 W. 7th Street, Suite 201, Los Angeles, California 90017-9997, USA.
3.2. Wettelijke vereisten:
In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat CD&V uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moet onthullen. CD&V zal in redelijkheid pogen u van tevoren dienaangaande te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is.
3.3. Contact met mandaathouders:
Leden geven ook uitdrukkelijk toestemming voor de doorgifte van hun contactgegevens aan andere mandatarissen van CD&V om gecontacteerd te worden voor informatieverstrekking en deelname aan vergaderingen en evenementen, van zodra deze leden een mandaat krijgen (bezoldigd of onbezoldigd) om CD&V te vertegenwoordigen in een bepaald orgaan, en voor zover de toegestuurde informatie of de uitnodigingen betrekking hebben op hun mandaat, hetzij inhoudelijk, hetzij persoonlijk, hetzij territoriaal.
Artikel 4 – Uw rechten
4.1. Recht van toegang en inzage:
U heeft het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat Wij van uw persoonsgegevens maken.
4.2. Recht van verbetering, verwijdering en beperking:
U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan CD&V. Daarnaast heeft U steeds het recht om Ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten en producten niet leverbaar zijn.
U mag eveneens vragen om de verwerking van uw Persoonsgegevens te beperken.
4.3. Recht van verzet:
U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van Uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. Aangezien de huidige verwerking gericht is op direct marketing, kunt u uw recht op verzet tegen het verder gebruik van persoonsgegevens inroepen zonder enige opgave van reden of motief.
4.4. Recht van vrije gegevensoverdracht:
U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen.
4.5. Recht van intrekking van de toestemming:
Aangezien de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt U over het recht om die toestemming te allen tijde in te trekken.
4.6. Uitoefening van uw rechten:
U kunt uw rechten uitoefenen door ons daartoe te contacteren en zich daartoe te richten naar onze Privacy Coördinator per email naar: [email protected], per post naar CD&V, De heer Daniël Vandenberghe, Wetstraat 89, 1040 Brussel.
Heeft specifieke vragen omtrent ons verwerkingsbeleid of u heeft een klacht, kunt u zich eveneens wenden tot onze Functionaris (DPO), [email protected].
Indien u met ons contact opneemt voor de uitoefening van uw rechten, zonder rechtstreeks fysiek contact, dienen wij uw identiteit na te gaan om de vertrouwelijkheid van uw gegevens veilig te stellen. Om die reden vragen wij u om bij iedere aanvraag tot uitoefening van uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens een kopie van Uw identiteitskaart bij te voegen.
4.7. Automatische beslissingen en profiling:
De verwerking van uw Persoonsgegevens omvat geen profiling en U zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.
4.8. Recht om klacht in te dienen:
U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
GBA
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel +32 (0)2 274 48 00
Fax +32 (0)2 274 48 35
e-mail: [email protected].
Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.
Indien U schade zou lijden als gevolg van de verwerking van Uw persoonsgegevens, kunt U een vordering tot schadevergoeding instellen. Zulks verloopt door een vordering voor de betrokken rechtbank.
Artikel 5 – Veiligheid en vertrouwelijkheid
5.1. Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.
5.2. In geen geval kan CD&V aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.
5.3. U dient te allen tijde de veiligheidsvoorschriften na te leven, onder andere door elke niet toegestane toegang tot Uw login en code te voorkomen. U bent dus als enige verantwoordelijk voor het gebruik dat wordt gemaakt vanaf de Website van Uw computer, IP-adres en van Uw identificatiegegevens, alsook voor de vertrouwelijkheid ervan.
Artikel 6 – Toegang door derden
6.1. Teneinde Uw persoonsgegevens te kunnen verwerken, verlenen Wij toegang tot Uw persoonsgegevens aan onze werknemers.
6.2. Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze privacyverklaring.